שירות ווירטואלי לניהול העסק

התפיסה הקלאסית של עסקים וניהולם, היא שכול העובדים נמצאים פיזית בעסק ושהם עובדים שכירים. אלא שיש מסביב לגרעין זה כמה אפשרויות מעניינות נוספות, שאחת מהן היא "מיקור חוץ" של שירותים שונים. שירות ווירטואלי לניהול עסק או שירות מזכירות מרוחק, מהווה דוגמה מרכזית וחשובה לכך.

שכירת שירותי משרד

שירותי משרד חיצוניים, יכולים לתת מענה למגוון פעילויות עסקיות שגרתיות של משרד ראשי, משרד הנהלת סניף או מחלקה. מזכירות ווירטואלית כזו, עשויה לטפל עבורכם למשל בניירת מסוגים שונים, קביעת פגישות, גביית כספים, ניהול משימות וכן טיפול בחשבוניות וקבלות. כמו כן, ניתן לקבל שרות מול לקוחות החברה ומול ספקים, כולל מענה טלפוני ובאופן "שקוף" (מבחינת אותם גורמים, הם באינטראקציה עם מזכירות החברה). למעשה, מדובר בכל פעילות משרדית שוטפת, אשר אתם מחליטים להוציא לטיפול גורם חיצוני מקצועי. תודות לשירות כזה, למי שזקוק לשירותי מזכירות יש אפשרות להשיג אותם ברמה גבוהה, באופן משתלם ולצד שורה של ערכים מוספים מיוחדים. בין השאר, מדובר על:

התייעלות כספית

שירותים אלה מסייעים לעסקים להתייעל כספית באופנים שונים. הם חוסכים ללקוחותיהם עלויות של העסקת עובדים קבועים, הוצאות על רכישת, תחזוקת ותפעול עמדות עבודה עבורם, שטח משרד שכור או קנוי שדרוש לשם כך וכדומה. יש כאן מעבר מ-CapEx (הוצאות הוניות. Capital Expenditure) ל-OpEx (הוצאות תפעוליות. Operating Expense), באופן שמקל על הניהול הכספי השוטף. שכירת השרות והתשלום עליו הם לפי שעה וכך ניתן לצרוך רק ובדיוק את מה שדרוש.

פינוי משאבים

שירותי מזכירות חיצוניים מפנים משאבים שונים לעסק ובכך תורמים לקידומו. זאת, מאחר שכעת ניתן להפנות משאבים כאלה למטרות חשובות יותר. תודות לכך, קל יותר לצאת ממשברים שונים וגם קל יותר להשיג מטרות אסטרטגיות פורצות דרך.

גמישות

היכולת לשכור שירות כזה, לקבל ממנו דברים שונים לפי הצורך, בכל היקף משרה שדרוש, לשנות את מה שמקבלים בקלות – כול אלה, מספקים גמישות חשובה מאוד מבחינה עסקית. ניתן לנצל זאת למשל, לשם השגה מהירה של יכולות שחסרות בעסק. עוד דוגמה, היא היכולת "להתרחב" זמנית, בקלות ובמהירות מבחינת כוח האדם, דבר שעשוי להיות דרוש למשל סביב מבצע. בעולם העסקים המודרני, במיוחד בתחומים תחרותיים מאוד, גמישות עסקית מהווה יתרון משמעותי.

מקצועיות

ניתן להשיג כך עובדים ברמה מקצועית גבוהה אך בעלות נמוכה יותר, דבר שמקל על עסקים קטנים או בצמיחה. מדובר בעובדים אשר מתמחים בתחומם. זאת, בשונה למשל ממצב שבו עובד בתפקיד מסוים, מתבקש גם לענות מדי פעם לשיחות נכנסות, שהן לא בדיוק בתחומו המקצועי.

שיפור ניהול משאבי אנוש

שירותי מזכירות מרחוק מאפשרים לצמצם את היקף העובדים הקבועים בעסק ולצמצם את העיסוק הרב בכך. חישבו למשל על העבודה הרבה שכרוכה בגיוס עובדים איכותיים, בשילובם בעבודה כולל פעילויות כמו הכשרה פנימית או על הטרחה הרבה סביב תחלופת עובדים.

המשכיות עסקית

כשם שעסקים מחזיקים גיבוי למערכות המחשוב ותכניות לשעת חירום לגביהם, כך חשוב שתהיינה תוכניות גם למצב חירום מבחינת המשרדים הפיזיים וכוח האדם. מה תעשו אם מצב חירום מסוים (למשל עקב מגיפה כמו מגפת הקורונה שמחייבת התנהלות והיערכות של העובדים), מחייב הפסקת עבודה זמנית מהמשרדים? מה תעשו אם ישנה הצפה במבנה בו אתם עובדים ולא ניתן להשתמש בו זמנית? כאשר כל הביצים בסל אחד (המשרד הפיזי) – לא קל לפתור זאת. אבל כאשר חלק מפעילותכם הוא כבר במילא באחריות גורם חיצוני, ישנו סיכוי גדול שאותו גורם לא נפגע ממה שפגע במשרדים שלכם והוא ימשיך לתפקד.

לסיכום

כפי שראיתם, שירותי מזכירות מרחוק עשויים לסייע לעסקים רבים, במגוון דרכים. כדאי לכל עסק לזכור אפשרות שימושית זו ולקחת אותה בחשבון.