אחד האתגרים הנפוצים ביותר בקרב בעלי עסקים ושכירים, הוא כל נושא ניהול הזמן, ובייחוד לאחר השנה החולפת, שהייתה מאתגרת במיוחד, ואילצה רבים מאיתנו לעבוד מהבית ולשנות את סביבת העבודה הטבעית. כמה פעמים אמרתם לעצמכם משפטים כמו "אין לי זמן", או "לא הצלחתי להספיק את הכל"? ובכן, אל חשש, אתם בחברה בטובה. כי כמוכם, יש עוד לא מעט עובדים עצמאיים או שכירים שמתקשים לנהל את הזמן שלהם ולהצליח לבצע את כל המשימות שהוגדרו מראש. האם ניהול זמן באמת אפשרי בשנת 2021? אכן כן, ואם נודה באמת, הרבה מזה בזכות הקדמה והטכנולוגיה.
איך אתם מנהלים את המשימות שלכם?
כשמדברים על ניהול זמן, מדברים בעיקר על ניהול משימות, ועל היכולת לתכנן נכון את לוח הזמנים על מנת לצלוח את כל המשימות היומיות, השבועיות או החודשיות. אם בעבר, ניהלנו את הלו"ז באמצעות יומן פיזי או מחברת שורות, הרי שכיום יש לא מעט מערכות מצוינות לניהול משימות, שיסייעו לכם לעשות קצת סדר בבלגן.
משום שיש כמה וכמה מערכות נהדרות, מוטב ואפילו רצוי לעיין בסקירה של מערכות ניהול משימות, על מנת להבין איזו מערכת תהיה האידיאלית ביותר בעבורכם. לכל מערכת יש תכונות משלה, כשיש מערכות שכוללות פיצ'רים מעולים (כמו שיתוף מסמכים או ייצור דוחות), מערכות שמאפשרות תקופת התנסות חינמית, ויש מערכות שנחשבות ידידותיות יותר מאשר אחרות. לכן, חשוב להכיר את המערכות השונות באופן מעמיק, ולראות מה כל מערכת מציעה למשתמשים – כך תוכלו לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכים שלכם, מתוך ההיצע הרחב.
ספונטניים או מתכננים מראש?
האם סדר היום מתנהל באופן ספונטני, או שאתם מתכננים את לוח הזמנים מבעוד מועד? ובכן, כדי לצלוח את ניהול הזמן, חשוב לתכנן מראש את לוח הזמנים שלכם, ולשבץ לעצמכם משימות בעלות דד ליין ריאלי ובר השגה (כלומר אל תשבצו משימה שעשויה להימשך 5 שעות, בחלון זמן של שעתיים).
כשאתם מתכננים את הלו"ז שלכם מראש, אתם יכולים לקבוע סדרי עדיפויות למשימות, להגדיר זמנים לכל משימה, לשבץ פגישות עבודה וישיבות צוות ואף לשלב הפסקות יזומות. למעשה, יש מגוון רחב של שיטות לניהול זמן, והמשותף לרובן הוא התכנון המוקדם, שנחשב ליעיל במיוחד. עזרים טכנולוגיים יכולים לסייע לכם לנהל את לוח הזמנים שלכם באופן אפקטיבי, אבל לא רק. תוכלו לשנות או לעדכן את הלו"ז בקלות, לבצע מיפוי משימות, להגדיר מטרות, לקבל תזכורות יומיות לגבי דד ליינים, להגדיר זמנים לכל משימה, להזיז משימות בקלות ולראות את השבוע/החודש שלכם במבט על, מה שיעניק לכם אינדיקציה טובה יותר (וכך גם תוכלו לתכנן את הזמן באופן יעיל יותר).
השאירו מספיק זמן לבלת"מים
אין מה לעשות, בלת"מים הם חלק בלתי נפרד מלוח הזמנים וחשוב להגדיר להם זמן, כמובן שבהתאם לסוג העבודה שלכם. יש מי שיעדיפו להגדיר זמן יומי לבלת"מים, ויש מי שיעדיפו להגדיר לכך זמן בסוף החודש. חשוב שתבינו מהי הדרך הנכונה ביותר לסוג העבודה שלכם, על מנת שתוכלו להגדיר זמן ריאלי ומושכל עבור משימות בלתי צפויות או שינויים מפתיעים בלו"ז.
פה נעצור לציין, שגם אם אתם לא בטוחים מהי הדרך הנכונה בעבורכם, בהחלט תוכלו לנסות כמה וכמה דרכים, ולבסוף לבחור את זו שהייתה היעילה ביותר.
מה עוד הטכנולוגיה יכולה להציע לכם?
ניהול זמן נכון ומדויק, מסייע להפיק את המיטב מכל יום עבודה ובכך לייצר תפוקה גבוהה יותר פר חודש/שבוע. פה נעצור לציין שלטכנולוגיה יש לא מעט מה להציע לכם, ונוסף למערכות ניהול המשימות השונות (שאין ספק שהן תורמות לניהול זמן יעיל ואפקטיבי), יש גם כמה כלים טכנולוגיים מעולים שיסייעו לכם לנהל את העסק על הצד הטוב ביותר, לרבות מערכת CRM, הנהלת חשבונות מקוונת וכו'. אגב, גם אפליקציות יום יומית כמו וואטס-אפ, יכולות להיות מאוד מועילות. ואם בוואטס-אפ עסקינן, טוב לדעת שכיום ניתן להשתמש בוואטס-אפ עסקי ולייעל את העבודה, כשבין היתר ניתן לתזמן הודעות מראש.
לסיכום, יש לא מעט כלים טכנולוגיים נהדרים שיסייע לכם לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית ומושכלת, ובכך לייצר תפוקה גבוהה יותר ולתכנן את לוח הזמנים שלכם באופן ממוקד ומדויק.
בהצלחה.